Mediation is voor iedereen die in een conflict is geraakt en probeert om samen met de andere partij tot een oplossing te komen. Een Mediator zorgt ervoor dat je kunt vertellen wat je dwars zit, dat je elkaar weer kan horen en er samen uitkomt. Ieders behoeften, wensen en zorgen komen op tafel en worden zorgvuldig afgestemd.

Arbeidsmediation wordt ingezet om conflicten op de werkvloer op te lossen. Het doel van Arbeidsmediation is om in het werk op een constructieve manier tot een oplossing te komen die voor alle betrokkenen acceptabel is, zonder dat het conflict escaleert of dat er juridische stappen nodig zijn.

Het kan gaan om conflict tussen werknemer en werkgever, samenwerkingsproblemen, re-integratie na ziekte, functioneringsdiscussies, verandertrajecten in de organisatie, beindiging van de arbeisrelatie. 

Er zijn verschillende voordelen van Mediation ten opzichte van andere vormen van conflictoplossing.

Mediation is:

• een sneller proces
• een duurzame en creatieve oplossing
• partijen blijven met elkaar in gesprek
• het is maatwerk
• kosten effectief, het biedt vaak sneller en goedkoper een oplossing dan juridische procedures.
• partijen houden zelf de regie
• het proces is vertrouwelijk, wat kan bijdragen aan open communicatie.
• het behoudt of herstelt de duurzame relatie tussen de partijen, wat waardevol is als ze blijven samenwerken.

De basis voorwaarden

• Vrijwilligheid: Beide partijen doen vrijwillig mee en kunnen op elk moment stoppen. Door mee te doen toon je bereidheid om het gesprek aan te gaan.
• Vertrouwelijkheid: Alles wat tijdens de mediation wordt besproken, blijft vertrouwelijk. Dit biedt ruimte voor open communicatie.
• Rol van de Mediator: De Mediator is onafhankelijk  en neutraal en oordeelt niet. Hij of zij begeleidt het proces en zorgt voor een veilige omgeving.

Het traject van Arbeidsmediation verloopt in verschillende fases en wordt begeleid door een neutrale Mediator. Het doel is om op een gestructureerde en vertrouwelijke manier tot een oplossing te komen die door alle partijen wordt geaccepteerd.

Hier is een overzicht van hoe een typisch mediationtraject verloopt:

• eerste contact: aanmelding, 1:1 intakegesprek met iedere partij en mediation overeenkomst: Als beide partijen akkoord gaan, wordt een mediation overeenkomst ondertekend. Hierin staan afspraken over vertrouwelijkheid, vrijwilligheid, en kosten.
• gezamenlijke sessies: onder begeleiding van de Mediator. Bespreken van spelregels, onderzoeken van het conflict en onderhandelingen vinden plaats
• afronding: oplossing en afspraken worden gemaakt, er volgt een afrondend gesprek
• nazorg: de Mediator kan nazorg bieden om te controleren of de afspraken worden nageleefd

Geen overeenstemming? Als Mediation niet leidt tot een oplossing, kunnen partijen andere stappen ondernemen, zoals juridische procedures. Dit komt echter zelden voor, omdat de meeste Mediations succesvol worden afgerond.

We plannen vrijblijvend een kennismakings gesprek. De gesprekken kunnen online of op een nader te bepalen, neutrale, locatie plaatsvinden. Tijdens het kennismakings gesprek worden al vertrouwelijke zaken besproken die onder de geheimhoudingsplicht vallen voor alle partijen. De Mediator toetst dan ook of Mediation in jullie situatie passend is.

Alvorens het eerste gesprek plaatsvindt wordt de Mediation overeenkomst, het MFN-regelement en de MFN-gedragsregels per mail naar je toegestuurd. In de Mediation overeenkomst staat de aard van de opdracht, de kosten van Mediation en worden de belangrijkste regels die voor mediation gelden overeengekomen.

In de vervolg gesprekken wordt er teruggeblikt naar het verleden, dan kijken we naar het heden en worden alle belangen in kaart gebracht voor de toekomst, van daaruit kan er onderhandeld worden en samen toewerken naar passende duurzame oplossingen.

In een afrondend gesprek worden alle afspraken concreet geformuleerd en vastgelegd in een juridisch bindende vaststellingsovereenkomst. Indien nodig zal de mediator adviseren om specialisten te laten controleren of de afspraken aan alle (wettelijke) voorwaarden voldoen.

Belangrijke aspecten van het traject

• Vrijwilligheid: Beide partijen doen vrijwillig mee en kunnen op elk moment stoppen. Door mee te doen toon je bereidheid om het gesprek aan te gaan.
• Vertrouwelijkheid: Alles wat tijdens de mediation wordt besproken, blijft vertrouwelijk. Dit biedt ruimte voor open communicatie.
• Rol van de Mediator: De Mediator is onafhankelijk  en neutraal en oordeelt niet. Hij of zij begeleidt het proces en zorgt voor een veilige omgeving.

Privacy en Vertrouwelijkheid zij de kernprincipes van Mediation. Dit wordt op verschillende manieren gewaarborgd:

Vertrouwelijkheid

• Mediation overeenkomst: Bij de start van het traject ondertekenen alle betrokkenen een Mediation overeenkomst waarin wordt vastgelegd dat alles wat tijdens de Mediation wordt besproken vertrouwelijk blijft.
• Informatie buiten Mediation: Partijen mogen informatie die in de Mediation naar voren komt, niet delen met derden zonder toestemming van de andere partij. Dit betekent ook dat deze informatie niet mag worden gebruikt in juridische procedures.
• Mediator als waarborg: De Mediator zorgt ervoor dat vertrouwelijkheid wordt gerespecteerd en bespreekt vooraf wat wel en niet gedeeld mag worden.

AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

• Persoonsgegevens: De Mediator houdt zich aan de AVG-regels bij het verwerken van persoonsgegevens, zoals naam, contactgegevens en gespreksverslagen. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het mediationproces en niet langer bewaard dan noodzakelijk.
• Beveiliging: De Mediator zorgt ervoor dat fysieke en digitale dossiers veilig worden bewaard. Denk aan versleuteling van digitale bestanden en beveiligde opslagruimtes.

Beperkt dossierbeheer

• Alleen strikt noodzakelijke gegevens worden vastgelegd, zoals de Mediation overeenkomst en (eventueel) de vaststellingsovereenkomst (VSO). Gespreksverslagen worden doorgaans niet gedeeld of bewaard, tenzij anders overeengekomen.

Afhankelijk van de agenda van de Mediator

• Binnen enkele dagen kan een eerste intakegesprek worden ingepland.

Spoedgevallen

• Voor urgente conflicten, zoals dreigende escalaties of juridische stappen, is het soms mogelijk om binnen 24 tot 48 uur een afspraak in te plannen.
• Dit geldt vooral wanneer de werkgever duidelijk maakt dat snelheid cruciaal is.

Flexibiliteit van partijen

• Als beide partijen bereid zijn om snel te reageren en flexibel te plannen, kan een eerste sessie vaak binnen een week plaatsvinden.